Quels sont les avantages d’un logiciel de facturation ?

Lorsque vous gérez une petite entreprise, vous avez généralement l’esprit un peu partout. Grâce à un logiciel spécial, il est toutefois possible de garder une vue d’ensemble et de récupérer une grande partie de son temps libre bien mérité. Dans cet article, découvrez comment un logiciel de facturation peut vous aider à optimiser votre travail et votre temps.

Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de facturation ?

Vous vous occupez probablement quotidiennement des affaires courantes avec les demandes des clients, les livraisons de produits, les ventes, les mesures de marketing et ainsi de suite. Ce qui passe souvent à la trappe, c’est la mise en place d’un back-office digne de ce nom, par le biais duquel la facturation ainsi qu’un système de relance rigoureux sont gérés. Grâce à un logiciel de facturation, il est possible de garder une vue d’ensemble et de récupérer une grande partie de son temps libre bien mérité. 

1. Vue d’ensemble et efficacité grâce à un logiciel de facturation

Les offres, les rappels et les factures font partie intégrante de la gestion d’une petite entreprise. Un bon logiciel de facturation aide à structurer ces différents éléments et vous donne la vue d’ensemble nécessaire pour que rien ne soit oublié et que tout se déroule comme prévu. La facturation est nettement simplifiée dans un logiciel de facturation et souvent, l’enregistrement et l’envoi de factures sont également intégrés, de sorte que vous n’ayez pas besoin en plus d’un logiciel d’envoi. Cela permet d’économiser du temps et de l’énergie, car le logiciel de facturation s’en charge automatiquement. 

Avec un logiciel complet, vous avez en outre la possibilité de convertir des offres en factures et d’apposer votre propre marque sur les factures. Il est donc possible, en quelques clics, d’intégrer un graphique qui donne tout de suite un aspect plus professionnel à la facture avec votre propre logo. 

2. Modèles avec logo et informations clients

Il peut arriver à tout indépendant d’oublier une donnée importante sur une facture. Cela donne plus de travail par la suite, car il faut le corriger. En revanche, si vous utilisez un logiciel de facturation, il est très facile de travailler avec des modèles pratiques. Ils contiennent toutes les informations nécessaires pour une facture correctement rédigée et vous ne pouvez pas vous tromper. 

Le logo de l’entreprise peut être intégré une fois sur la facture et est ensuite enregistré pour toutes les factures futures. Il en va de même pour les informations sur les clients, qui peuvent toujours être réutilisées comme modèle dans la facture. Les tâches répétitives sont ainsi évitées. 

En combinaison avec un CRM, c’est-à-dire une gestion des relations clients, il est possible de produire et d’envoyer des factures, des offres ou des lettres d’accompagnement personnalisées. Les opérations au bureau sont ainsi optimisées et transférées dans le système informatique de l’entreprise. Cela n’est pas seulement pratique pour les petites entreprises, mais aussi pour les grandes sociétés. 

3. Un gain de temps considérable grâce aux processus numériques

Outre la fiabilité des processus automatisés, une autre raison principale est bien entendu l’énorme gain de temps qui résulte de l’utilisation d’un programme de facturation. L’automatisation permet d’accélérer de nombreux processus de travail. La comptabilité, l’envoi et le traitement des factures peuvent ainsi être effectués simultanément. Il n’est pas nécessaire de rassembler des documents et les erreurs potentielles sont évitées à l’avance. 

En tant que petit entrepreneur, vous gagnez beaucoup de temps, car les rappels de paiement sont envoyés automatiquement à vos clients et vous n’avez presque rien à faire. Cela signifie que les opérations relatives aux paiements peuvent être effectuées en temps utile et ne sont pas sans cesse repoussées dans le stress quotidien, même complètement oubliées. En résumé, on peut dire que le cash-flow de l’entreprise est optimisé et que les liquidités augmentent en conséquence.

4. Combiner intelligemment la facturation et la comptabilité

Dans un bon logiciel de facturation, tous les outils de comptabilité courants sont intégrés. Il est ainsi possible non seulement de gérer les factures avec le logiciel, mais aussi d’utiliser les données pour la comptabilité de l’entreprise et de les transférer dans le logiciel de comptabilité. Il est ainsi possible de combiner deux systèmes, ce qui permet d’économiser beaucoup de travail par la suite. 

Par exemple, si une facture est marquée comme payée, le statut de paiement change automatiquement dans le logiciel de facturation. C’est une raison décisive pour laquelle les logiciels de facturation sont très appréciés dans de nombreux bureaux de petites et moyennes entreprises. Ceux qui ont beaucoup à faire chaque jour devraient se faciliter le travail autant que possible. Si vous ne devez plus vous occuper de ces tâches, vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur votre activité principale et de la liberté pour développer de nouveaux concepts rentables ainsi que pour faire avancer le développement de votre entreprise.